Was ist eine QR-Rechnung?
Eine normale Rechnung mit einem Zahlteil unten auf der Seite. Der Zahlteil enthält einen QR-Code mit Schweizerkreuz, den Ihr Kunde mit der Banking-App scannt. Betrag, Konto und Referenz sind dann schon ausgefüllt. Daneben steht der Empfangsschein für Kunden, die am Schalter zahlen.
Was Sie dafür brauchen
- Ihre IBAN oder eine QR-IBAN (beides erhalten Sie von Ihrer Bank)
- Ihren Firmennamen und Ihre Adresse mit Strasse, PLZ und Ort
- Den Betrag in CHF (oder EUR)
- Optional die Adresse des Kunden und eine Mitteilung, zum Beispiel die Rechnungsnummer
IBAN oder QR-IBAN?
Für einen kleinen Betrieb reicht die normale IBAN. Als Mitteilung steht die Rechnungsnummer auf der Zahlung, damit Sie sie zuordnen können. Eine QR-IBAN lohnt sich, wenn Sie viele Rechnungen haben und Zahlungen automatisch abgleichen wollen: Dann bekommt jede Rechnung eine eindeutige Referenznummer.
Pflichtangaben auf der Rechnung selbst
- Ihr Name und Ihre Adresse, bei MWST-Pflicht Ihre MWST-Nummer (CHE-xxx.xxx.xxx MWST)
- Name und Adresse des Kunden
- Rechnungsdatum und Rechnungsnummer
- Leistungen mit Menge, Einheit und Preis, dazu Datum oder Zeitraum der Leistung
- Bei MWST-Pflicht: Satz (Normalsatz 8,1 %) und MWST-Betrag
- Total, Zahlungsfrist (z. B. 30 Tage)
Häufige Fehler
- Strasse und Hausnummer fehlen in der eigenen Adresse: Dann ist der QR-Code ungültig.
- QR-IBAN mit normaler Mitteilung statt QR-Referenz (oder umgekehrt).
- Der Zahlteil wird verkleinert oder abgeschnitten gedruckt. Er muss 210 × 105 mm gross sein, unten auf einem A4-Blatt.
- Akontozahlungen in der Schlussrechnung vergessen abzuziehen.
Und wenn der Kunde nicht zahlt?
Üblich sind eine freundliche Zahlungserinnerung nach Ablauf der Frist, danach eine 1. Mahnung und eine 2. Mahnung mit Hinweis auf die Betreibung. Jede Stufe mit neuer Frist von etwa 10 Tagen und, falls gewünscht, einer Mahngebühr, die Sie vorher in Ihren Bedingungen erwähnt haben.
QR-Rechnungen mit einem Klick
Kontor erstellt die Rechnung direkt aus Offerte, Regiestunden oder Rapporten, mit korrektem Zahlteil, MWST und 5-Rappen-Rundung. Ist sie überfällig, erstellen Sie die Mahnung mit einem Klick.
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Brauche ich eine QR-IBAN?
Nein. Eine normale IBAN funktioniert auch. Die QR-IBAN mit Referenznummer ist vor allem praktisch, wenn Sie viele Zahlungen automatisch zuordnen wollen.
Darf ich die QR-Rechnung per E-Mail als PDF schicken?
Ja. Der Kunde scannt den QR-Code am Bildschirm mit der Banking-App oder druckt das PDF aus.
Muss ich MWST verrechnen?
Nur wenn Ihr Betrieb MWST-pflichtig ist, in der Regel ab CHF 100'000 Umsatz pro Jahr. Dann gehören MWST-Nummer, Satz und Betrag auf die Rechnung.